Seit 1990 arbeiten die Planer mit Software der G&W Software Entwicklung GmbH. Fokussierte man sich anfangs beim Einsatz der Software auf die Erstellung der Leistungsverzeichnisse, Ausschreibung und Vergabe, so liegt der Schwerpunkt heute ganz klar auf der durchgängigen Nutzung der AVA-Software California.pro, und zwar vom ersten Kostenanschlag bis zur Abrechnung. Das Büro, mit Zentrale in Worpswede und einer Niederlassung in München, bearbeitet mit 70 Mitarbeitern zu 60 % Aufträge der öffentlichen Hand, die restlichen 40 % rekrutieren sich aus privatwirtschaftlichen Auftraggebern.

Service, den die Auftraggeber schätzen
Neben einer profunden Analyse der Gegebenheiten und Anforderungen sowie einer umfassenden Beratung der Auftraggeber, planen die Ingenieure die technische Ausrüstung für Kläranlagen, Pumpwerke, Kanalsonderbauwerke, Blockheizkraftwerke, Gas- und Dampfturbinenkraftwerke, um nur einige Projekte zu nennen. Darüber hinaus optimiert john becker ingenieure die Energiekosten bestehender Anlagen und berät bei der Nutzung neuer Energiequellen wie Photovoltaik, Kraft-Wärmekopplung etc. Da die Planer eine große Bandbreite an Projekten bearbeiten und die technische Ausrüstung der Objekte vielfältig und äußerst unterschiedlich ist, arbeitet man zwecks Zeitersparnis bei der Kostenermittlung mit den Leistungsverzeichnissen entsprechender Referenzobjekte.

Vielfach unterstützt das Ingenieurbüro seine Auftraggeber auch schon bei der Bedarfsplanung. Für eine erste Kostenschätzung ermitteln die Ingenieure die Kosten über Kenngrößen aus ähnlichen bereits abgewickelten Projekten. Dipl.-Ing. Frank Rauschning, Projektleiter bei john becker ingenieure, dazu: „Manchmal wissen die Auftraggeber nicht, was eine Maßnahme in der Größenordnung einer Kläranlage oder eines Pumpwerkes kosten kann. Wir können mit California.pro schon in einem frühen Stadium Anhaltspunkte über die voraussichtlichen Kosten liefern“. Ein Service, den die Auftraggeber zu schätzen wissen, denn obwohl das Büro in der Regel für diese Dienstleistung nicht bezahlt wird, mündet diese Akquisitionsleistung in 90 % der Fälle in einem Auftrag.

Kostendokumentation über alle Phasen
Die Planer speichern jedoch nicht nur die Kosten der dem Bauherrn vorgeschlagenen Varianten im System zu Vergleichszwecken, sondern auch die Kosten zu Dokumentations- und Kontrollzwecken über alle Phasen hinweg. In California.pro läuft dieser Vorgang automatisiert ab.

Kurz vor dem Versand der Leistungsverzeichnisse präsentieren die Ingenieure dem Auftraggeber noch einmal sämtliche Kosten sehr detailliert als Kostenberechnung. In diesem Stadium werden noch einmal Varianten und Alternativen analysiert und fachlich detailliert von den Ingenieuren erläutert. Planungsänderungen sind daher nicht die Ausnahme, sondern der Normalfall. So ist zum Beispiel auch bei der Planung der Erweiterung eines Klärwerkes mit einer neuen biologischen Reinigungsstufe für die Münchner Stadtentwässerung die technische Beratungskompetenz der Ingenieure genauso gefragt wie bei kommunalen Auftraggebern im ländlichen Bereich.

Elektronischer Datenaustausch – immer häufiger gefordert
In 80 % der Fälle verschicken die Auftraggeber die Leistungsverzeichnisse. Da die meisten heute auch mit California.pro arbeiten, ist der Datenaustausch kein Problem. Ansonsten tauscht man die Kostendaten über die zertifizierte GAEB-Schnittstelle aus. Kommen die ausgefüllten Leistungsverzeichnisse zurück, lesen die Ingenieure die Daten zwecks Erstellung des Preisspiegels ein oder – sofern sie keine elektronischen Daten zur Verfügung gestellt bekommen – geben diese manuell ein: ein zeitaufwändiges Verfahren, das laut Frank Rauschning jedoch hoffentlich bald der Vergangenheit angehört.

Sind der Preisspiegel erstellt und die einzelnen Angebote fachlich geprüft erstellt das Ingenieurbüro Vergabevorschläge. Nach der Vergabe schreiben sie die Auftragleistungsverzeichnisse fest. Projektleiter Rauschning: „Änderungen während des Bauablaufes speichern wir genauso im System wie die Kostenverfolgung. Und die Rechnungsprüfung läuft bei uns auch über California.pro.“ Dadurch ist john becker ingenieure in der Lage, seinen Auftraggebern zu jedem Zeitpunkt eine aktuelle Kostendokumentation zu liefern.

Alles in einem System abrufbar
Das Ingenieurbüro nutzt Auswertungen, die genau auf die Bedürfnisse seiner Kunden angepasst sind. „In der Auswertung Kostenverfolgung zum Beispiel sind alle Schlussrechnungen enthalten sowie der aktuelle Kostenstand mit Gegenüberstellung von Plan- zu Auftragskosten“, meint Projektleiter Rauschning. Diese Übersichten bieten den Auftraggebern die größtmögliche Transparenz.

Einen weiteren Vorteil von California.pro sieht man bei john becker ingenieure in der durchgängigen Bearbeitung. Alle Zahlen, von der ersten Kostenschätzung bis zur Abrechnung, sind im System gespeichert und jederzeit abrufbar – ein entscheidender Faktor für das Planungsbüro. „Wir haben jederzeit die Möglichkeit, die Kostenentwicklung im Projekt hochzurechnen. Damit können wir nicht nur die Kosten verfolgen, sondern auch aktiv steuern. Diese Qualität der durchgängigen Kostendokumentation bis zur letzten Abrechnung kommt bei unseren Auftraggebern sehr gut an“, resümiert Frank Rauschning.

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